In Hóa Đơn 3 Liên Đà Nẵng – In Hóa Đơn Theo Mẫu
Khi một giao dịch cần nhiều hơn hai bản để các bộ phận hoặc bên liên quan cùng lưu lại, mẫu hóa đơn 3 liên có thể được lựa chọn.
So với mẫu 2 liên, điểm khác biệt chính nằm ở việc một lần ghi có thể tạo thành ba liên nội dung tương ứng. Mỗi liên có thể được phân bổ cho một bên tùy theo cách quản lý chứng từ của doanh nghiệp.
Ví dụ, một đơn vị bán hàng có thể cần một bản lưu tại doanh nghiệp, một bản giao cho khách hàng và một bản chuyển cho kế toán hoặc bộ phận liên quan.
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần 3 liên. Nếu quy trình chỉ cần hai bản thì 2 liên sẽ đơn giản hơn. Nhưng nếu có ba nơi cần lưu chứng từ, việc in sẵn 3 liên sẽ thuận tiện hơn so với việc phải photo hoặc viết lại.
Hóa đơn 3 liên dùng để làm gì?
Có thể hiểu đơn giản, 3 liên là một bộ gồm ba bản được tạo cùng lúc trong quá trình ghi chép.
Thông thường có thể phân bổ:
- Liên 1: doanh nghiệp lưu.
- Liên 2: giao cho khách hàng.
- Liên 3: chuyển cho kế toán hoặc bộ phận liên quan.
Đây chỉ là cách phân bổ tham khảo. Doanh nghiệp có thể sắp xếp khác tùy quy trình thực tế.
Ví dụ một công ty bán hàng có bộ phận kinh doanh, kho và kế toán. Khi giao hàng, doanh nghiệp có thể cần nhiều bản để các bộ phận cùng theo dõi.
Trong trường hợp này, mẫu 3 liên giúp hạn chế việc nhân viên phải ghi lại cùng một thông tin nhiều lần.
Lưu ý: “hóa đơn 3 liên” trong bài viết này được hiểu theo nhu cầu in biểu mẫu/chứng từ giấy. Việc sử dụng hóa đơn để kê khai, hạch toán hoặc thay thế hóa đơn điện tử cần thực hiện theo quy định hiện hành áp dụng cho từng trường hợp.
Ba liên thường được bố trí như thế nào?
Một bộ 3 liên thường được ghép theo thứ tự từ trên xuống dưới.
Có thể bố trí:
Liên 1 – bản chính/lưu tại đơn vị
Dùng cho bộ phận được doanh nghiệp quy định lưu chứng từ.
Liên 2 – bản giao khách
Dùng cho khách hàng hoặc bên nhận hàng tùy mục đích sử dụng.
Liên 3 – bản chuyển bộ phận liên quan
Có thể chuyển cho kế toán, kho hoặc bộ phận khác cần lưu lại.
Cách bố trí này không nhất thiết phải giống nhau ở mọi doanh nghiệp.
Nếu công ty có quy trình riêng, phần phân liên có thể được in hoặc ghi chú ngay trên từng liên để nhân viên không bị nhầm.
Vì sao doanh nghiệp cần 3 liên?
Điểm tiện nhất của 3 liên là một lần ghi có thể tạo ra ba bản cùng nội dung.
Điều này hữu ích khi một giao dịch liên quan đến nhiều bộ phận.
Ví dụ:
Một cửa hàng giao hàng cho khách.
Nhân viên lập phiếu với các thông tin:
- Ngày giao.
- Tên khách hàng.
- Mã hàng.
- Tên hàng.
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Thành tiền.
- Người giao.
- Người nhận.
Nếu doanh nghiệp cần ba nơi lưu chứng từ, mẫu 3 liên sẽ giúp các bản được tạo cùng lúc.
Khi hoàn thành, từng liên được tách ra và chuyển đến đúng nơi cần lưu.
Nhân viên không phải lấy một bản rồi photo thêm hai lần.
Giấy carbonless cho hóa đơn 3 liên
Đối với mẫu 3 liên, giấy carbonless thường là lựa chọn thuận tiện.
Bộ giấy gồm các lớp được thiết kế để nội dung viết trên liên đầu có thể truyền xuống các liên phía dưới.
Khi nhân viên viết bằng bút lên liên đầu, áp lực từ đầu bút giúp tạo nội dung tương ứng trên các liên tiếp theo.
Nhờ vậy, ba liên có thể có cùng nội dung mà không cần viết lại từng bản.
Đây là điểm khá quan trọng khi sử dụng mẫu 3 liên thường xuyên.
Nếu dùng giấy thường, muốn có ba bản giống nhau sẽ phải sử dụng giấy than hoặc thực hiện thêm bước sao chép. Với công việc phát sinh mỗi ngày, cách này thường không tiện bằng việc dùng bộ giấy carbonless được ghép sẵn.
In 3 liên có cần giấy than không?
Thông thường không cần giấy than rời nếu bộ phiếu sử dụng giấy carbonless.
Đơn vị in sẽ ghép các lớp giấy theo thứ tự phù hợp.
Khi đặt in, doanh nghiệp chỉ cần nói rõ:
In 3 liên giấy carbonless
và cho biết yêu cầu về màu từng liên nếu có.
Nếu đang có mẫu cũ, nên gửi kèm để đơn vị in kiểm tra đúng cách bố trí.
Màu từng liên có thể khác nhau không?
Có.
Đây là một cách khá tiện để phân biệt các liên sau khi tách khỏi bộ.
Ví dụ có thể sử dụng:
- Liên 1: trắng.
- Liên 2: hồng.
- Liên 3: vàng.
Màu cụ thể có thể thay đổi tùy loại giấy và yêu cầu của doanh nghiệp.
Việc phân màu không làm thay đổi nội dung chính của phiếu. Mục đích chủ yếu là giúp nhân viên nhận biết nhanh liên nào cần lưu, liên nào giao khách và liên nào chuyển cho bộ phận khác.
Nếu doanh nghiệp đã có quy trình lưu chứng từ, có thể quy ước màu ngay từ đầu.
Ví dụ:
Trắng: lưu doanh nghiệp.
Hồng: giao khách.
Vàng: kế toán lưu.
Cách này nhìn vào màu là biết ngay liên cần xử lý.
Có nên ghi rõ liên 1, liên 2, liên 3?
Nên.
Nếu ba liên được sử dụng cho ba mục đích khác nhau, phần đầu hoặc cuối mỗi liên có thể được ghi rõ.
Ví dụ:
LIÊN 1 – LƯU
LIÊN 2 – GIAO KHÁCH
LIÊN 3 – KẾ TOÁN
Cách ghi này giúp nhân viên mới cũng dễ hiểu quy trình.
Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều người cùng lập phiếu, việc phân biệt từng liên sẽ hạn chế nhầm lẫn khi tách và lưu chứng từ.
Kích thước hóa đơn 3 liên
Khổ giấy nên được lựa chọn dựa trên số lượng thông tin cần ghi.
Hai lựa chọn phổ biến là A5 và A4.
Khổ A5
A5 phù hợp với mẫu tương đối gọn.
Có thể sử dụng khi bảng thông tin chỉ gồm:
- STT.
- Tên hàng.
- Đơn vị tính.
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Thành tiền.
Ưu điểm của A5 là nhỏ gọn, dễ đóng quyển và không chiếm nhiều diện tích khi lưu trữ.
Khổ A4
A4 phù hợp với doanh nghiệp có nhiều thông tin trên một bộ phiếu.
Ví dụ:
- Mã hàng.
- Tên hàng.
- Quy cách.
- Đơn vị tính.
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Thành tiền.
- Ghi chú.
- Thông tin khách hàng.
- Nhiều vị trí ký.
Nếu cố đưa quá nhiều cột vào A5, phần chữ và ô ghi chép sẽ bị nhỏ.
Với doanh nghiệp có nhiều dòng hàng, A4 thường dễ trình bày hơn.
Có thể in logo và thông tin doanh nghiệp trên 3 liên không?
Có.
Phần đầu mỗi liên có thể được thiết kế với các thông tin cố định như:
- Logo.
- Tên doanh nghiệp.
- Địa chỉ.
- Số điện thoại.
- Website.
- Email.
- Tên cửa hàng.
- Tên biểu mẫu.
Các thông tin này được in sẵn để nhân viên không phải ghi lại mỗi lần sử dụng.
Logo cũng giúp các quyển biểu mẫu có bố cục thống nhất.
Tuy nhiên, không nên đưa quá nhiều thông tin quảng cáo vào phiếu. Đây là biểu mẫu phục vụ công việc nên phần thông tin cần thiết vẫn nên được ưu tiên.
Bảng hàng hóa trên hóa đơn 3 liên
Phần bảng hàng hóa nên được thiết kế dựa trên loại sản phẩm doanh nghiệp đang kinh doanh.
Một mẫu cơ bản có thể gồm:
|
STT
|
Mã hàng
|
Tên hàng
|
ĐVT
|
Số lượng
|
Đơn giá
|
Thành tiền
|
|
1
|
SP01
|
Sản phẩm A
|
Cái
|
10
|
...
|
...
|
|
2
|
SP02
|
Sản phẩm B
|
Bộ
|
5
|
...
|
...
|
Nếu sản phẩm có quy cách riêng, có thể bổ sung cột này.
Nếu kho quản lý theo mã hàng thì nên giữ cột mã hàng.
Nếu cửa hàng chỉ có ít sản phẩm và chủ yếu bán nhanh tại quầy, có thể thiết kế mẫu đơn giản hơn.
Không nên đưa quá nhiều cột chỉ để mẫu nhìn đầy đủ. Mỗi cột nên có lý do để tồn tại.
Khu vực ký trên mẫu 3 liên
Phần cuối phiếu nên được dành đủ diện tích cho các vị trí ký.
Tùy cách sử dụng, có thể gồm:
- Người lập.
- Người bán.
- Người giao.
- Người nhận.
- Khách hàng.
- Thủ kho.
- Kế toán.
Không nhất thiết phải sử dụng toàn bộ các vị trí này.
Nếu giao dịch chỉ cần người lập và người nhận xác nhận thì nên thiết kế hai khu vực ký rõ ràng.
Nếu có nhiều bộ phận tham gia, có thể bổ sung thêm vị trí phù hợp.
Một mẫu có quá nhiều ô ký sẽ khiến phần cuối phiếu chật, trong khi người sử dụng lại không ký hết.
In hóa đơn 3 liên có thể đóng quyển không?
Có.
Đây là cách phù hợp nếu doanh nghiệp sử dụng thường xuyên.
Các bộ 3 liên có thể được đóng thành từng quyển theo số lượng đặt.
Ví dụ:
- 25 bộ/quyển.
- 50 bộ/quyển.
- 100 bộ/quyển.
Một bộ tương ứng với một lần lập phiếu gồm 3 liên.
Ví dụ quyển 50 bộ sẽ có 50 lần sử dụng, mỗi lần gồm ba liên.
Đóng quyển giúp các bộ được sắp xếp liên tục, dễ quản lý và dễ cấp phát cho nhân viên.
Cách đánh số hóa đơn 3 liên
Đánh số sẵn là nhu cầu khá phổ biến khi in số lượng nhiều.
Có thể sử dụng:
Hoặc:
Nếu doanh nghiệp có nhiều loại biểu mẫu, có thể thêm ký hiệu để phân biệt.
Ví dụ:
HD3L-001
HD3L-002
HD3L-003
Cách đặt số không nhất thiết phải giống nhau giữa các doanh nghiệp.
Quan trọng là số phải liên tục, dễ đọc và không bị trùng.
Ví dụ:
Quyển đầu:
HD001 – HD050
Quyển thứ hai:
HD051 – HD100
Khi đặt in, doanh nghiệp nên xác nhận rõ số bắt đầu để đơn vị in đánh số đúng.
Số lượng đặt in bao nhiêu là hợp lý?
Không có một con số cố định cho tất cả doanh nghiệp.
Nên tính dựa trên lượng sử dụng thực tế.
Ví dụ:
Nếu mỗi tháng dùng khoảng 20 bộ, có thể đặt số lượng vừa phải.
Nếu mỗi ngày sử dụng hàng chục bộ, nên đặt nhiều hơn để tránh phải in lại liên tục.
Ngoài ra còn phải tính đến việc thông tin doanh nghiệp có thể thay đổi.
Nếu sắp thay đổi địa chỉ, số điện thoại hoặc mẫu biểu, không nên đặt số lượng quá lớn chỉ để giảm đơn giá.
Ngược lại, nếu mẫu sử dụng ổn định trong thời gian dài, đặt số lượng lớn hơn có thể thuận tiện hơn về việc quản lý.
Chi phí in hóa đơn 3 liên phụ thuộc vào những gì?
Giá in mẫu 3 liên sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố.
Trong đó có:
- Số lượng bộ.
- Số liên.
- Khổ giấy.
- Loại giấy carbonless.
- Màu in.
- Màu từng liên.
- Kích thước.
- Số lượng bộ mỗi quyển.
- Đóng quyển.
- Đánh số.
- Thiết kế riêng.
- Yêu cầu gia công khác nếu có.
So với 1 liên, bộ 3 liên sử dụng nhiều lớp giấy hơn.
So với 2 liên, bộ 3 liên có thêm một lớp giấy và một liên cần in.
Vì vậy, khi tăng số liên thì chi phí giấy và in cũng tăng theo.
Tuy nhiên, đơn giá thực tế còn phụ thuộc vào số lượng đặt in và quy cách cụ thể.
3 liên có đắt hơn 2 liên không?
Thông thường sẽ có sự chênh lệch vì một bộ 3 liên sử dụng nhiều giấy hơn 2 liên.
Ví dụ cùng một kích thước, cùng số lượng bộ:
- 2 liên cần 2 lớp giấy.
- 3 liên cần 3 lớp giấy.
Ngoài phần giấy, chi phí sản xuất cũng liên quan đến việc ghép liên và hoàn thiện bộ phiếu.
Do đó, khi so sánh giá nên so sánh cùng:
kích thước + số lượng + loại giấy + số liên + quy cách đóng quyển.
Không nên chỉ nhìn vào giá một quyển rồi so sánh giữa hai mẫu có quy cách khác nhau.
Khi nào 3 liên là lựa chọn phù hợp?
3 liên có thể phù hợp khi doanh nghiệp cần ba bản cho các mục đích khác nhau.
Ví dụ:
- Một bản lưu tại đơn vị.
- Một bản giao khách.
- Một bản chuyển kế toán.
Hoặc:
- Một bản tại kho.
- Một bản tại kế toán.
- Một bản giao khách.
Cách phân bổ cụ thể phụ thuộc vào quy trình nội bộ.
Nếu doanh nghiệp chỉ cần hai bản thì không nhất thiết phải in 3 liên.
Điều quan trọng là chọn số liên dựa trên cách chứng từ được sử dụng sau khi lập, chứ không phải chọn theo suy nghĩ “càng nhiều liên càng tốt”.

Những lỗi nên tránh khi in hóa đơn 3 liên
Thiết kế quá nhiều thông tin
Đưa quá nhiều nội dung lên một trang khiến mẫu khó ghi.
Cột tên hàng quá nhỏ
Nếu sản phẩm có tên dài, nên dành đủ diện tích cho cột này.
Không quy định màu từng liên
Nhân viên mới có thể mất thời gian phân biệt các bản sau khi tách.
Đánh số không liên tục
Các quyển bị trùng số sẽ gây khó khăn khi kiểm tra và lưu trữ.
Không kiểm tra mẫu trước khi in số lượng lớn
Chỉ cần sai một thông tin cố định như địa chỉ hoặc số điện thoại là cả lô in có thể bị ảnh hưởng.
Chọn A5 khi có quá nhiều cột
Nếu mẫu có nhiều thông tin, nên cân nhắc A4 thay vì cố thu nhỏ tất cả vào A5.
Trước khi đặt in 3 liên cần chuẩn bị gì?
Doanh nghiệp nên chuẩn bị:
- Logo.
- Tên doanh nghiệp.
- Địa chỉ.
- Số điện thoại.
- Website nếu cần.
- Mẫu cũ nếu có.
- Khổ giấy.
- Số liên.
- Màu từng liên.
- Các cột cần có.
- Số lượng bộ.
- Số bắt đầu.
- Cách đóng quyển.
- Vị trí chữ ký.
Nếu đã có file Word, Excel hoặc PDF thì có thể gửi trực tiếp.
Nếu chỉ có một quyển cũ đang sử dụng, có thể chụp hình rõ các mặt của mẫu để dựa vào đó thiết kế lại.
In hóa đơn 3 liên số lượng ít có được không?
Có.
Doanh nghiệp mới thành lập hoặc cửa hàng có lượng giao dịch chưa nhiều không nhất thiết phải đặt hàng nghìn bộ.
Có thể chọn số lượng vừa đủ dùng trong một khoảng thời gian.
Điều này đặc biệt phù hợp khi doanh nghiệp vẫn đang thử nghiệm mẫu.
Sau khi sử dụng thực tế một thời gian, nếu thấy cần tăng cột, đổi kích thước hoặc điều chỉnh vị trí ký thì có thể cập nhật mẫu cho lần in tiếp theo.
Quy trình in hóa đơn 3 liên tại Đà Nẵng
Một quy trình đặt in có thể gồm:
Bước 1: Gửi mẫu
Gửi mẫu cũ hoặc yêu cầu về nội dung.
Bước 2: Chốt bố cục
Xác định bảng hàng hóa, thông tin khách hàng và vị trí ký.
Bước 3: Chọn khổ
A5, A4 hoặc kích thước riêng.
Bước 4: Chọn giấy
Giấy carbonless 3 liên và màu từng liên.
Bước 5: Chốt số lượng
Xác định số bộ cần in.
Bước 6: Chốt đánh số
Ví dụ từ HD001 đến HD100.
Bước 7: Duyệt mẫu
Kiểm tra kỹ thông tin cố định trước khi in.
Bước 8: In, ghép liên và đóng quyển
Các liên được ghép đúng thứ tự, đánh số và đóng thành quyển theo yêu cầu.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về in hóa đơn 3 liên
Hóa đơn 3 liên có cần giấy than không?
Không nhất thiết. Nếu sử dụng giấy carbonless thì ba liên có thể sao nội dung trong quá trình viết mà không cần giấy than rời.
Ba liên có thể in ba màu khác nhau không?
Có thể. Mỗi liên có thể sử dụng màu khác nhau để dễ nhận biết khi tách và lưu.
Hóa đơn 3 liên nên in A5 hay A4?
A5 phù hợp với mẫu ít thông tin. A4 phù hợp với mẫu có nhiều cột, nhiều dòng hàng hoặc nhiều vị trí ký.
Hóa đơn 3 liên có đóng thành quyển được không?
Có. Có thể đóng thành quyển 25, 50, 100 bộ hoặc số lượng khác tùy nhu cầu.
Có thể đánh số sẵn từng bộ không?
Có. Có thể đánh số liên tục theo yêu cầu của doanh nghiệp.
3 liên có tốn giấy hơn 2 liên không?
Có. Cùng một số lượng bộ và cùng quy cách, 3 liên sử dụng thêm một lớp giấy so với 2 liên nên chi phí vật tư thường cao hơn.
Có thể in logo và thông tin công ty trên cả 3 liên không?
Có. Logo, tên doanh nghiệp, địa chỉ và các thông tin cố định có thể được thiết kế trên bộ mẫu theo yêu cầu.
Doanh nghiệp nhỏ có cần 3 liên không?
Không nhất thiết. Nếu quy trình chỉ cần hai bản thì 2 liên có thể phù hợp hơn. 3 liên nên được cân nhắc khi doanh nghiệp thực tế cần ba bản để lưu chuyển hoặc lưu trữ.
Đặt in hóa đơn 3 liên tại Đà Nẵng
Nếu doanh nghiệp cần in hóa đơn 3 liên Đà Nẵng, nên xác định trước ba vấn đề chính: cần bao nhiêu liên, mỗi liên dùng cho ai và số lượng sử dụng mỗi tháng.
Từ đó mới chọn kích thước, giấy carbonless, màu từng liên, cách đóng quyển và đánh số.
Với mẫu 3 liên, điều quan trọng không nằm ở việc làm thật nhiều thông tin mà là tạo được một bộ phiếu dễ ghi, dễ tách liên, dễ phân biệt và dễ lưu trữ.
Nếu doanh nghiệp chỉ cần hai bản thì không nhất thiết phải dùng 3 liên. Nhưng khi một giao dịch cần ba bộ phận hoặc ba bên cùng có chứng từ, in sẵn 3 liên sẽ thuận tiện hơn nhiều so với việc phải sao chép lại sau đó.