In Hóa Đơn Bán Lẻ Đà Nẵng – In Theo Mẫu, Đóng Quyển
Với cửa hàng bán lẻ, một tờ giấy ghi lại đơn hàng thường không cần quá cầu kỳ. Điều quan trọng là nhân viên nhìn vào biết ngay phải ghi gì, khách hàng dễ kiểm tra hàng và số tiền, còn cửa hàng có thể lưu lại khi cần đối chiếu.
Đó cũng là lý do nhiều cửa hàng tại Đà Nẵng vẫn có nhu cầu in hóa đơn bán lẻ theo mẫu và đóng thành quyển.
Từ tiệm tạp hóa, shop quần áo, cửa hàng vật liệu xây dựng, điện máy, nội thất cho đến các cửa hàng thiết bị, đồ gia dụng... mỗi nơi lại có cách bán hàng khác nhau.
Có cửa hàng mỗi đơn chỉ vài món. Có nơi một đơn có hàng chục sản phẩm. Có chỗ chỉ cần một bản giao khách, có nơi muốn giữ lại một bản tại cửa hàng.
Vì vậy, không phải mẫu hóa đơn bán lẻ nào cũng giống nhau.
Nếu thiết kế đúng ngay từ đầu, một quyển nhỏ nhưng bố cục hợp lý có thể sử dụng rất tiện. Ngược lại, mẫu quá nhiều thông tin, chữ nhỏ hoặc bảng hàng hóa chật sẽ gây khó chịu nếu phải viết hàng chục lần mỗi ngày.
Cửa hàng bán lẻ cần hóa đơn bán hàng để làm gì?
Trong thực tế bán hàng, người mua thường quan tâm đến những thông tin khá đơn giản:
- Mua sản phẩm gì?
- Số lượng bao nhiêu?
- Đơn giá bao nhiêu?
- Tổng tiền bao nhiêu?
- Mua tại cửa hàng nào?
Một mẫu hóa đơn bán lẻ được thiết kế phù hợp sẽ giúp những thông tin này được ghi lại rõ ràng.
Với cửa hàng, phiếu hoặc hóa đơn bán hàng còn có thể được sử dụng để đối chiếu đơn hàng, giao nhận hàng hoặc lưu hồ sơ theo cách quản lý của từng đơn vị.
Ví dụ một cửa hàng nội thất có thể cần ghi rõ tên sản phẩm, kích thước, màu sắc và số lượng.
Cửa hàng vật liệu xây dựng lại có thể bán nhiều mặt hàng với đơn vị tính khác nhau như bao, cây, mét, kg hoặc bộ.
Trong khi đó, một shop nhỏ có thể chỉ cần mẫu đơn giản hơn.
Vì vậy, trước khi in nên nhìn vào cách cửa hàng đang bán hàng mỗi ngày.
Những cửa hàng nào thường cần in hóa đơn bán lẻ?
Nhu cầu này khá rộng.
Cửa hàng tạp hóa
Đơn hàng thường có nhiều mặt hàng nhưng giá trị từng món không quá lớn.
Mẫu nên có nhiều dòng hàng hóa và các cột đơn giản.
Không cần thiết kế quá lớn nếu mỗi giao dịch chỉ cần ghi nhanh.
Shop quần áo
Có thể cần ghi:
- Tên sản phẩm.
- Màu.
- Kích thước.
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Thành tiền.
Nếu shop có chính sách đổi hàng, có thể dành thêm một khu vực ghi chú nhỏ.
Cửa hàng vật liệu xây dựng
Đây là nhóm có thể cần bảng hàng hóa rộng.
Một đơn có thể có nhiều loại vật liệu với đơn vị tính khác nhau.
Do đó, phần tên hàng, đơn vị tính và số lượng nên được thiết kế rõ.
Cửa hàng điện máy
Có thể cần thêm thông tin model, mã sản phẩm hoặc số lượng tùy cách quản lý.
Nếu có bảo hành riêng, không nhất thiết phải đưa toàn bộ thông tin bảo hành vào hóa đơn bán lẻ.
Có thể sử dụng thêm phiếu bảo hành nếu cửa hàng cần quản lý riêng.
Cửa hàng nội thất
Một sản phẩm nội thất có thể có tên dài, kích thước, màu sắc hoặc quy cách riêng.
Mẫu quá nhỏ sẽ khó ghi.
Với nhóm này, nên ưu tiên cột tên hàng rộng và phần ghi chú đủ dùng.
Hóa đơn bán lẻ khác phiếu thu ở điểm nào?
Hai loại giấy này dễ bị nhầm vì đều có thể liên quan đến việc khách hàng thanh toán.
Nhưng mục đích sử dụng khác nhau.
Hóa đơn bán lẻ thường tập trung vào hàng hóa hoặc sản phẩm khách mua.
Ví dụ:
|
STT
|
Tên hàng
|
Đơn vị
|
SL
|
Đơn giá
|
Thành tiền
|
Người nhìn vào có thể biết khách đã mua những gì.
Trong khi đó, phiếu thu tập trung vào khoản tiền được thu và thông tin người nộp, nội dung thu, số tiền, người thu hoặc các phần xác nhận.
Vì vậy, nếu cửa hàng cần ghi chi tiết từng sản phẩm bán ra thì hóa đơn bán lẻ hoặc mẫu bán hàng sẽ phù hợp với mục đích đó hơn phiếu thu.
Hai loại có thể được sử dụng song song tùy quy trình của từng đơn vị.
Nên in hóa đơn bán lẻ 1 liên hay 2 liên?
Đây là câu hỏi khá thường gặp khi đặt in.
Hóa đơn bán lẻ 1 liên
1 liên phù hợp với cửa hàng chỉ cần một bản giấy.
Ưu điểm là:
- Quyển mỏng.
- Dễ ghi.
- Dễ mang theo.
- Chi phí thường thấp hơn.
- Phù hợp với giao dịch đơn giản.
Nếu cửa hàng lập phiếu xong rồi khách nhận luôn và cửa hàng không cần giữ bản thứ hai thì có thể cân nhắc mẫu 1 liên.
Hóa đơn bán lẻ 2 liên
2 liên phù hợp khi cần hai bản.
Một bản có thể giao khách và một bản lưu tại cửa hàng theo cách quản lý của đơn vị.
Nếu sử dụng giấy carbonless, nhân viên không cần viết lại toàn bộ nội dung.
Đối với cửa hàng có nhiều đơn hàng mỗi ngày, điều này khá tiện.
Kích thước nhỏ có tiện hơn không?
Đối với bán lẻ, mẫu nhỏ thường có một ưu điểm khá rõ: dễ cầm và dễ sử dụng.
Một quyển nhỏ có thể đặt ngay tại quầy thu ngân.
Nhân viên không phải kéo một tờ giấy lớn ra mỗi khi ghi đơn.
Tuy nhiên, nhỏ quá cũng có vấn đề.
Nếu một đơn có 15–20 sản phẩm mà mẫu chỉ có vài dòng thì cuối cùng nhân viên vẫn phải viết thêm giấy hoặc lập nhiều tờ.
Vì vậy, kích thước nên dựa vào số lượng hàng hóa thường xuất hiện trong một đơn.
Một số kích thước thường được cân nhắc như:
- Khoảng 10 × 15 cm.
- Khoảng 13 × 19 cm.
- A5.
- Kích thước lớn hơn nếu cần nhiều dòng hàng.
Đây chỉ là kích thước tham khảo.
Không có quy định rằng cửa hàng bán lẻ nhất thiết phải dùng một kích thước cố định.
Khi nào nên dùng quyển hóa đơn bán lẻ nhỏ?
Quyển nhỏ phù hợp với cửa hàng có:
- Quầy bán hàng nhỏ.
- Không gian ghi chép hạn chế.
- Đơn hàng ít dòng.
- Nhân viên cần thao tác nhanh.
- Khách thường mua trực tiếp tại quầy.
Ví dụ một cửa hàng tạp hóa có thể đặt một quyển nhỏ ngay cạnh máy tính tiền.
Khi khách mua hàng, nhân viên chỉ cần ghi vài dòng rồi xé giao.
Cách này gọn hơn so với việc sử dụng một mẫu A4 cho một đơn hàng chỉ có vài sản phẩm.
Có nên in sẵn logo không?
Có thể, nhưng không cần làm quá lớn.
Với cửa hàng bán lẻ, logo chủ yếu giúp nhận diện cửa hàng.
Phần đầu phiếu có thể bố trí:
- Logo.
- Tên cửa hàng.
- Địa chỉ.
- Số điện thoại.
- Facebook hoặc website nếu thực sự cần.
- Tên mẫu.
Logo nên vừa đủ để nhìn rõ.
Nếu logo chiếm quá nhiều diện tích thì phần bảng hàng hóa bị thu hẹp.
Với hóa đơn bán lẻ, phần khách hàng quan tâm nhất vẫn là hàng gì, bao nhiêu, giá bao nhiêu và tổng tiền.
Có nên in sẵn tên cửa hàng, địa chỉ, số điện thoại?
Nên nếu những thông tin này ổn định.
In sẵn giúp nhân viên không phải viết lại trên từng phiếu.
Ví dụ phần đầu có thể ghi:
CỬA HÀNG ABC
Địa chỉ: ...
Điện thoại: ...
Sau đó mới đến tên phiếu và bảng hàng hóa.
Điều này đặc biệt tiện với cửa hàng có nhiều nhân viên.
Nếu cửa hàng thường xuyên thay đổi địa chỉ hoặc số điện thoại thì nên cân nhắc số lượng in, tránh đặt quá nhiều rồi phải bỏ khi thông tin thay đổi.
Bảng hàng hóa nên có những cột nào?
Đây là phần quan trọng nhất của hóa đơn bán lẻ.
Một mẫu cơ bản có thể gồm:
- STT.
- Tên hàng.
- Đơn vị tính.
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Thành tiền.
Nếu cần quản lý mã sản phẩm thì thêm:
Nếu cửa hàng có những sản phẩm cần ghi quy cách, có thể thêm:
Tuy nhiên, không nên đưa quá nhiều cột vào một mẫu nhỏ.
Ví dụ một quyển 10 × 15 cm mà có 8 cột thì chữ sẽ rất nhỏ.
Nếu cửa hàng cần nhiều thông tin, nên tăng kích thước thay vì cố ép tất cả vào một tờ.
Có cần phần người mua ký nhận không?
Không phải trường hợp nào cũng cần.
Với cửa hàng bán lẻ trực tiếp tại quầy, một mẫu nhỏ có thể chỉ cần phần thông tin hàng hóa và tổng tiền.
Nhưng nếu cửa hàng giao hàng, bán cho doanh nghiệp hoặc cần xác nhận người nhận thì phần ký sẽ hữu ích hơn.
Khi đó có thể bố trí:
- Người bán.
- Người mua/người nhận.
- Người giao hàng nếu cần.
Không nên thêm quá nhiều ô ký nếu cửa hàng không sử dụng.
Một mẫu bán lẻ càng đơn giản càng dễ thao tác.
Có nên có phần ghi chú?
Có thể dành một khu vực nhỏ.
Phần này có thể dùng khi cần ghi:
- Hàng giao sau.
- Hàng đặt trước.
- Thông tin đổi trả.
- Ghi chú đơn hàng.
- Những thông tin khác tùy cách quản lý.
Nhưng không cần dành quá nhiều diện tích.
Nếu cửa hàng hiếm khi ghi chú thì một ô nhỏ là đủ.
Cửa hàng nên in 1 màu hay nhiều màu?
Không phải lúc nào nhiều màu cũng cần thiết.
Một mẫu in một màu, bố cục rõ ràng vẫn có thể sử dụng rất tốt.
Nếu muốn thể hiện nhận diện thương hiệu, có thể sử dụng màu logo hoặc màu chủ đạo của cửa hàng.
Nhưng cần cân nhắc chi phí.
Đối với hóa đơn bán lẻ dùng hàng ngày, điều quan trọng vẫn là chữ dễ đọc và bảng hàng hóa rõ.
Không cần biến một tờ phiếu bán hàng thành một ấn phẩm quảng cáo.
In số lượng ít có phù hợp không?
Có.
Đặc biệt với cửa hàng mới mở, số lượng ít có thể là phương án hợp lý.
Mẫu mới chưa chắc đã hoàn hảo ngay lần đầu.
Sau vài tuần sử dụng, nhân viên có thể nhận ra:
- Cột tên hàng quá nhỏ.
- Thiếu dòng.
- Phần tổng tiền chưa thuận tiện.
- Ô ghi chú không cần thiết.
- Kích thước hơi lớn.
- Cần thêm thông tin liên hệ.
Nếu đã in quá nhiều, việc thay đổi mẫu sẽ gây lãng phí.
Vì vậy, nếu chưa chắc về thiết kế, có thể in số lượng vừa phải trước.
Giá in hóa đơn bán lẻ Đà Nẵng phụ thuộc vào gì?
Chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố.
Loại giấy
Giấy thường và giấy carbonless sẽ có mức chi phí khác nhau.
Số liên
1 liên, 2 liên hoặc 3 liên có cấu tạo giấy khác nhau.
Kích thước
Mẫu nhỏ thường ít giấy hơn mẫu lớn, nhưng còn phụ thuộc số lượng và yêu cầu gia công.
Số lượng
Đặt nhiều quyển thường có cách tính chi phí khác so với đơn hàng nhỏ.
Thiết kế
Nếu đã có file hoàn chỉnh thì việc chuẩn bị in đơn giản hơn.
Nếu cần thiết kế mẫu mới thì sẽ phát sinh phần thiết kế tùy đơn vị.
Gia công
Đóng quyển, đánh số, xé phiếu hoặc các yêu cầu khác đều có thể ảnh hưởng đến giá.
Vì vậy, khi hỏi giá nên cung cấp đầy đủ:
Kích thước + số liên + số lượng + mẫu thiết kế + yêu cầu gia công.
Có đủ thông tin thì báo giá sẽ dễ chính xác hơn.
Nên đóng quyển như thế nào?
Đối với cửa hàng bán lẻ, quyển nhỏ thường khá tiện.
Các tờ được đóng lại thành từng quyển và sử dụng lần lượt.
Nếu cần giao một bản cho khách và giữ một bản tại cửa hàng thì có thể dùng quyển 2 liên.
Nếu chỉ cần một bản thì quyển 1 liên sẽ gọn hơn.
Có thể đánh số liên tục nếu cửa hàng muốn quản lý số phiếu.
Nếu sử dụng số lượng lớn, nên thống nhất cách đánh số giữa các quyển để tránh trùng số.
Cửa hàng mới mở nên in bao nhiêu quyển?
Không cần đặt quá nhiều ngay lần đầu.
Nên dựa vào số đơn hàng trung bình dự kiến mỗi ngày.
Ví dụ cửa hàng nhỏ chỉ lập vài phiếu mỗi ngày thì có thể bắt đầu bằng số lượng vừa phải.
Khi sử dụng ổn định, có thể đặt số lượng lớn hơn.
Nếu cửa hàng đang trong giai đoạn thử nghiệm mẫu, đây là cách an toàn hơn.
Một lỗi khá thường gặp là thấy giá số lượng lớn thấp hơn nên đặt thật nhiều. Sau đó mới nhận ra mẫu thiếu dòng hoặc muốn đổi số điện thoại.
Lúc này số lượng đã in gần như không thể sử dụng hết.
Những lỗi thường gặp khi thiết kế hóa đơn bán lẻ
Mẫu quá nhỏ
Cửa hàng có nhiều sản phẩm nhưng lại chọn khổ quá nhỏ.
Quá nhiều cột
Nhiều cột khiến chữ nhỏ và khó ghi.
Tên hàng quá hẹp
Đặc biệt với vật liệu, thiết bị hoặc nội thất có tên dài.
Thiếu phần tổng tiền
Phần tổng cộng cần được đặt rõ để khách dễ kiểm tra.
Logo quá lớn
Chiếm mất diện tích bảng hàng hóa.
Thông tin cửa hàng quá nhiều
Một mẫu bán lẻ không cần biến thành tờ giới thiệu doanh nghiệp.
Thiếu số điện thoại
Nếu khách cần liên hệ lại, thông tin này khá hữu ích.
Ô ký quá lớn
Nếu cửa hàng không cần khách ký, phần diện tích này có thể dành cho bảng hàng hóa.
In quá nhiều ngay lần đầu
Chưa sử dụng thực tế nhưng đã đặt số lượng lớn.
Trước khi gửi mẫu đi in nên kiểm tra gì?
Bạn có thể kiểm tra nhanh:
- Tên cửa hàng.
- Địa chỉ.
- Số điện thoại.
- Logo.
- Tên mẫu.
- Các cột hàng hóa.
- Số dòng.
- Khu vực tổng tiền.
- Phần ghi chú.
- Phần ký nhận nếu cần.
- Kích thước.
- Số liên.
- Loại giấy.
- Số lượng.
- Cách đóng quyển.
- Đánh số nếu có.
Đặc biệt, nên xem bản duyệt cuối cùng trước khi in số lượng lớn.
Đừng chỉ nhìn logo và tên cửa hàng.
Hãy nhìn toàn bộ bảng hàng hóa và thử tưởng tượng mình đang viết một đơn hàng thực tế.
Nếu viết thử mà thấy chật thì nên chỉnh ngay lúc đó.
Nên chọn mẫu hóa đơn bán lẻ như thế nào?
Có thể chia khá đơn giản.
Cửa hàng nhỏ, ít sản phẩm:
Mẫu 1 liên, kích thước nhỏ, ít cột.
Cửa hàng tạp hóa:
Nên có nhiều dòng hàng hóa và các cột số lượng, đơn giá, thành tiền.
Shop quần áo:
Có thể thêm màu, size hoặc ghi chú nếu cần.
Cửa hàng vật liệu:
Nên ưu tiên mã hàng, tên hàng, đơn vị tính và số lượng.
Điện máy:
Có thể thêm mã sản phẩm hoặc model tùy cách quản lý.
Nội thất:
Nên có cột tên hàng rộng và khu vực ghi quy cách hoặc kích thước.
Như vậy, không cần một mẫu chung cho tất cả.
Hóa đơn bán lẻ khác với các mẫu biểu dành cho doanh nghiệp ở chỗ tốc độ sử dụng và sự đơn giản thường được đặt lên trước.
Cửa hàng tạp hóa cần nhiều dòng hàng hóa. Shop có thể cần ghi màu và kích thước. Cửa hàng vật liệu quan tâm đến mã hàng, đơn vị tính và số lượng. Điện máy có thể cần thêm model hoặc mã sản phẩm. Nội thất lại cần nhiều chỗ ghi tên và quy cách.
Vì vậy, khi in hóa đơn bán lẻ Đà Nẵng, không nhất thiết phải chọn mẫu thật lớn hoặc thật nhiều thông tin.
Nếu đơn hàng ít dòng, một quyển nhỏ 1 liên có thể rất tiện. Nếu cần một bản giao khách và một bản lưu lại, 2 liên sẽ phù hợp hơn. Nếu cần sao chép nội dung giữa các liên, giấy carbonless là lựa chọn đáng cân nhắc.
Logo và tên cửa hàng có thể được in sẵn để nhân viên không phải viết lại. Nhưng phần nhận diện chỉ nên vừa đủ, tránh chiếm mất diện tích của bảng hàng hóa.
Chi phí in sẽ phụ thuộc vào loại giấy, kích thước, số liên, số lượng, thiết kế và gia công. Nếu chưa chắc về mẫu, đặc biệt với cửa hàng mới mở, in số lượng vừa phải trước sẽ dễ điều chỉnh hơn.
Một quyển hóa đơn bán lẻ tốt không cần cầu kỳ. Chỉ cần nhỏ gọn, dễ ghi, dễ đọc, đủ dòng hàng hóa và phù hợp với cách bán hàng của cửa hàng là đã thực tế rồi.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn bán lẻ nên in 1 liên hay 2 liên?
Nếu cửa hàng chỉ cần một bản thì 1 liên là phương án gọn. Nếu cần một bản giao khách và một bản lưu tại cửa hàng thì có thể chọn 2 liên.
Hóa đơn bán lẻ có nên in kích thước nhỏ không?
Có nếu mỗi đơn chỉ có vài dòng hàng hóa. Nếu đơn thường có nhiều sản phẩm thì nên chọn khổ lớn hơn để đủ diện tích ghi.
Có nên in logo cửa hàng trên hóa đơn bán lẻ?
Có thể in sẵn logo và tên cửa hàng. Nên giữ kích thước vừa phải để không ảnh hưởng đến phần bảng hàng hóa.
Hóa đơn bán lẻ có cần người mua ký không?
Không phải cửa hàng nào cũng cần. Nếu chỉ bán trực tiếp tại quầy thì có thể không cần phần ký. Nếu giao hàng hoặc cần xác nhận người nhận thì nên bố trí khu vực ký phù hợp.
Cửa hàng mới mở nên in bao nhiêu quyển?
Nên bắt đầu với số lượng vừa phải nếu chưa chắc về mẫu. Sau khi sử dụng thực tế có thể điều chỉnh kích thước, số dòng hoặc nội dung rồi đặt tiếp.
Giá in hóa đơn bán lẻ phụ thuộc vào những gì?
Các yếu tố chính gồm loại giấy, kích thước, số liên, số lượng, thiết kế và gia công như đóng quyển, đánh số hoặc xé phiếu.
Hóa đơn bán lẻ và phiếu thu có giống nhau không?
Không hoàn toàn. Hóa đơn bán lẻ thường tập trung vào hàng hóa và giá trị từng mặt hàng, còn phiếu thu tập trung vào việc ghi nhận khoản tiền thu và các thông tin liên quan đến khoản thu.
