in phiếu thu chi đà nẵng

Địa Chỉ In Phiếu Chi Đà Nẵng – In Phiếu Chi Theo Mẫu | Tư vấn miễn phí

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp hay cửa hàng không chỉ có những khoản tiền thu vào mà còn phát sinh rất nhiều khoản chi ra.

Chi mua văn phòng phẩm, thanh toán tiền hàng, chi phí vận chuyển, mua vật tư, thanh toán dịch vụ, tạm ứng cho nhân viên hoặc những khoản chi nội bộ khác đều cần được quản lý theo cách phù hợp với từng đơn vị.

Với những đơn vị vẫn sử dụng chứng từ giấy trong quy trình quản lý, phiếu chi là một trong những biểu mẫu khá quen thuộc.

Thay vì mỗi lần cần lại tự in một tờ giấy rời, nhiều doanh nghiệp chọn cách in phiếu chi theo mẫu và đóng thành quyển. Khi cần sử dụng chỉ việc lấy từng phiếu, điền thông tin và thực hiện các bước xác nhận theo quy trình của đơn vị.

Mẫu phiếu chi không cần thiết kế quá cầu kỳ. Quan trọng nhất là dễ ghi, đủ thông tin cần thiết, phần chữ ký rõ ràng và phù hợp với cách quản lý tiền của doanh nghiệp.

Phiếu chi dùng khi nào?

Hiểu đơn giản, phiếu chi được sử dụng để ghi nhận một khoản tiền mà đơn vị thực hiện chi ra.

Ví dụ doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản:

• Chi mua hàng hóa.
• Chi mua nguyên vật liệu.
• Chi mua văn phòng phẩm.
• Chi phí vận chuyển.
• Thanh toán tiền dịch vụ.
• Tạm ứng cho nhân viên.
• Hoàn ứng.
• Chi các khoản phục vụ hoạt động kinh doanh.
• Các khoản chi nội bộ khác.

Tùy quy trình của từng doanh nghiệp, nội dung và cách sử dụng phiếu có thể khác nhau.

Điểm quan trọng khi thiết kế là nhân viên phải nhìn vào mẫu và biết ngay khoản chi này là gì, số tiền bao nhiêu, người nhận tiền là ai và ai xác nhận.

Nếu mẫu quá nhiều phần không sử dụng đến, nhân viên sẽ mất thời gian điền.

Ngược lại, nếu thiếu những thông tin thường xuyên cần ghi thì sau này lại phải viết thêm bên ngoài.

Một phiếu chi thường có những thông tin gì?

Một mẫu phiếu chi cơ bản thường được bố trí các nhóm thông tin như:

• Tên đơn vị.
• Địa chỉ.
• Ngày, tháng, năm.
• Số phiếu.
• Người nhận tiền.
• Địa chỉ hoặc thông tin liên quan nếu cần.
• Lý do chi.
• Số tiền.
• Số tiền bằng chữ.
• Chứng từ hoặc thông tin liên quan nếu đơn vị có sử dụng.
• Phần chữ ký xác nhận.

Tùy cách quản lý, doanh nghiệp có thể thêm hoặc bớt một số trường thông tin.

Ví dụ một công ty thường xuyên tạm ứng cho nhân viên có thể cần phần nội dung rõ hơn.

Trong khi một cửa hàng nhỏ chỉ cần mẫu đơn giản để ghi các khoản chi hàng ngày.

Vì vậy, khi in phiếu chi Đà Nẵng, nên bắt đầu từ nhu cầu sử dụng thực tế thay vì lấy một mẫu quá phức tạp rồi cố đưa vào mọi trường thông tin.

Phiếu chi 1 liên, 2 liên và 3 liên khác nhau như thế nào?

Số liên là một trong những yếu tố cần xác định trước khi đặt in.

Phiếu chi 1 liên

Phiếu 1 liên phù hợp khi đơn vị chỉ cần một bản để sử dụng hoặc lưu theo quy trình riêng.

Ưu điểm:

• Mẫu gọn.
• Quyển nhẹ.
• Dễ bảo quản.
• Chi phí thường thấp hơn các loại nhiều liên.
• Phù hợp với những đơn vị có nhu cầu sử dụng đơn giản.

Nếu không cần giao hoặc lưu nhiều bản cùng nội dung thì không nhất thiết phải dùng phiếu nhiều liên.

Phiếu chi 2 liên

Phiếu 2 liên thường được lựa chọn khi cần hai bản có cùng nội dung.

Ví dụ một bản được giao cho bộ phận liên quan và một bản được lưu tại đơn vị, tùy cách tổ chức hồ sơ.

Nếu sử dụng giấy carbonless thì thông tin có thể được sao chép sang liên phía dưới trong quá trình viết.

Phiếu chi 3 liên

3 liên phù hợp khi doanh nghiệp cần nhiều bản để phân chia cho các bộ phận khác nhau.

Chẳng hạn, doanh nghiệp có bộ phận lập phiếu, người nhận tiền và bộ phận lưu chứng từ riêng.

Tuy nhiên, không phải cứ doanh nghiệp lớn là bắt buộc phải dùng 3 liên.

Nên căn cứ vào quy trình quản lý chứng từ thực tế của đơn vị.

Có nên in sẵn tên và thông tin doanh nghiệp?

Nếu thông tin doanh nghiệp ổn định thì nên in sẵn.

Phần đầu phiếu có thể bố trí:

TÊN DOANH NGHIỆP

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Điện thoại: ...

Logo nếu có.

Khi đã in sẵn, nhân viên không phải viết lại những thông tin này trên từng phiếu.

Điều này đặc biệt tiện với doanh nghiệp có số lượng phiếu chi sử dụng thường xuyên.

Tuy nhiên, cần kiểm tra thật kỹ thông tin trước khi in số lượng lớn.

Một lỗi khá đáng tiếc là sai địa chỉ, sai tên doanh nghiệp hoặc sai thông tin liên hệ rồi mới phát hiện sau khi đã in hàng trăm quyển.

Nếu doanh nghiệp đang thay đổi thông tin, nên cân nhắc số lượng in trong từng đợt.

Có cần in logo trên phiếu chi không?

Có thể.

Logo giúp phiếu có nhận diện rõ hơn và nhìn đồng bộ với các biểu mẫu khác của doanh nghiệp.

Nhưng logo không nên chiếm quá nhiều diện tích.

Phiếu chi chủ yếu phục vụ việc ghi chép và xác nhận khoản chi. Vì vậy, phần logo chỉ cần đủ nhìn rõ.

Một mẫu đơn giản, chữ rõ, các ô dễ điền thường thực tế hơn một mẫu có quá nhiều chi tiết trang trí.

Kích thước phiếu chi nên chọn thế nào?

Kích thước nên dựa vào lượng thông tin cần ghi.

Hai khổ thường được cân nhắc là A5 và A4.

Phiếu chi khổ A5

A5 phù hợp với những mẫu có lượng thông tin vừa phải.

Ưu điểm:

• Nhỏ gọn.
• Dễ cầm.
• Dễ đóng thành quyển.
• Không chiếm nhiều diện tích lưu trữ.

Nếu doanh nghiệp chủ yếu ghi lý do chi, người nhận tiền, số tiền và phần ký thì A5 có thể khá thuận tiện.

Phiếu chi khổ A4

A4 phù hợp khi doanh nghiệp cần nhiều nội dung hơn.

Ví dụ:

• Nội dung khoản chi dài.
• Có nhiều trường thông tin.
• Cần nhiều vị trí ký.
• Có thêm bảng hoặc phần ghi chú.

Không nên cố nhét một mẫu quá nhiều thông tin vào khổ A5 chỉ vì muốn tiết kiệm giấy.

Khi viết thực tế mà chữ quá nhỏ hoặc ô quá hẹp thì mẫu sẽ khó sử dụng.

Giấy carbonless có phù hợp với phiếu chi không?

Có.

Carbonless là loại giấy thường được sử dụng cho biểu mẫu nhiều liên.

Khi viết lên liên đầu, nội dung có thể được chuyển sang các liên phía dưới mà không cần dùng giấy than theo cách truyền thống.

Điều này khá tiện khi doanh nghiệp sử dụng phiếu chi thường xuyên.

Ví dụ phiếu 2 liên có thể bố trí:

• Liên 1.
• Liên 2.

Phiếu 3 liên thì có thêm liên thứ ba.

Khi đặt in, nên nói rõ số liên và mục đích sử dụng để đơn vị in tư vấn cấu tạo giấy phù hợp.

Phần chữ ký nên bố trí như thế nào?

Đây là khu vực không nên làm quá nhỏ.

Một mẫu phiếu chi có thể cần các vị trí xác nhận như:

• Người lập phiếu.
• Người nhận tiền.
• Người duyệt.
• Thủ quỹ.
• Kế toán hoặc vị trí liên quan tùy quy trình của doanh nghiệp.

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần tất cả các ô này.

Nếu thực tế chỉ có ba người ký mà thiết kế sáu ô thì phiếu sẽ dài và khó nhìn.

Ngược lại, nếu có nhiều vị trí xác nhận nhưng ô ký quá nhỏ thì khi sử dụng cũng không tiện.

Do đó, nên thống nhất trước:

Ai lập phiếu – ai kiểm tra – ai duyệt – ai nhận tiền – ai giữ tiền.

Sau đó mới bố trí phần chữ ký.

Có nên để phần số tiền bằng chữ?

Nên cân nhắc theo mẫu doanh nghiệp đang sử dụng.

Phần số tiền bằng chữ giúp thể hiện rõ giá trị khoản chi bằng cả số và chữ.

Khi thiết kế, nên dành đủ diện tích để ghi những khoản tiền có giá trị lớn.

Không nên làm một dòng quá ngắn khiến nhân viên phải viết chữ nhỏ hoặc chen sang phần khác.

Có nên đánh số phiếu?

Nếu doanh nghiệp quản lý phiếu theo số thứ tự thì nên in hoặc bố trí phần Số phiếu rõ ràng.

Ví dụ:

Số: PC0001

Số: PC0002

Số: PC0003

Cách đánh số có thể được thực hiện theo quy trình của từng đơn vị.

Khi đặt in số lượng lớn, nên thống nhất:

• Số bắt đầu.
• Số kết thúc.
• Cách đánh số.
• Có đánh số liên hay không.

Đặc biệt với phiếu nhiều liên, các liên của cùng một phiếu cần được quản lý thống nhất.

Nếu đặt nhiều quyển, cũng nên kiểm tra dãy số giữa các quyển để tránh bị trùng hoặc nhảy số ngoài ý muốn.

Đóng quyển phiếu chi như thế nào?

Phiếu chi thường được đóng thành từng quyển để dễ lấy và bảo quản.

Một quyển có thể gồm số lượng phiếu tùy nhu cầu sử dụng.

Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều phiếu mỗi ngày thì có thể chia thành nhiều quyển nhỏ thay vì một quyển quá dày.

Quyển nhỏ có một ưu điểm là dễ đặt trên bàn làm việc và dễ mang đến bộ phận khác khi cần ký.

Đối với doanh nghiệp ít sử dụng, không nhất thiết phải đặt số lượng quyển quá lớn.

Nên tính theo mức sử dụng thực tế trong vài tháng để tránh tồn kho biểu mẫu.

Những lỗi thường gặp khi thiết kế phiếu chi

1. Mẫu quá nhiều thông tin

Đưa tất cả trường có thể nghĩ ra vào một phiếu khiến bố cục trở nên rối.

Nên giữ những phần thực sự sử dụng.

2. Ô lý do chi quá nhỏ

Đây là lỗi khá thường gặp.

Có những khoản chi chỉ vài chữ nhưng cũng có khoản cần ghi rõ nội dung.

Nên dành diện tích vừa đủ cho phần này.

3. Phần chữ ký quá hẹp

Nếu ô ký chỉ vừa vài centimet thì người ký rất khó thao tác.

4. Số tiền bằng chữ quá ngắn

Khi khoản tiền lớn, phần này có thể không đủ chỗ để ghi.

5. Chữ quá nhỏ

Đặc biệt khi cố đưa nhiều thông tin vào khổ A5.

6. Logo quá lớn

Logo chiếm diện tích nhưng không giúp việc ghi phiếu thuận tiện hơn.

7. Sai thông tin doanh nghiệp

Sai tên, địa chỉ hoặc số điện thoại là lỗi nên kiểm tra trước khi duyệt in.

8. Không thống nhất số liên

Đặt in nhưng chưa xác định rõ cần 1, 2 hay 3 liên khiến việc báo giá và thiết kế phải thay đổi.

9. Không kiểm tra mẫu thực tế

Nhìn trên màn hình có thể thấy đẹp nhưng khi in ra kích thước thật lại thấy chữ nhỏ hoặc ô ký quá hẹp.

Nếu có thể, nên in thử một bản trước khi sản xuất số lượng lớn.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước khi đặt in?

Trước khi gửi yêu cầu, bạn có thể chuẩn bị một số thông tin:

Thông tin doanh nghiệp

• Tên doanh nghiệp.
• Địa chỉ.
• Điện thoại.
• Logo.
• Thông tin khác nếu cần.

Thông tin về mẫu

• Khổ A5, A4 hoặc kích thước riêng.
• 1, 2 hoặc 3 liên.
• Số lượng quyển.
• Có đánh số hay không.
• Có cần thiết kế mới hay đã có file.

Thông tin về gia công

• Đóng quyển.
• Xé từng phiếu nếu cần.
• Đánh số.
• Yêu cầu khác.

Chuẩn bị trước những thông tin này sẽ giúp việc trao đổi với đơn vị in nhanh hơn.

In phiếu chi số lượng ít có được không?

Được.

Không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng phiếu chi với số lượng lớn.

Công ty mới hoạt động, văn phòng nhỏ hoặc đơn vị có ít giao dịch tiền mặt có thể chỉ cần một số lượng vừa phải.

In ít cũng phù hợp khi doanh nghiệp đang muốn thử một mẫu mới.

Sau khi sử dụng một thời gian, nếu nhận thấy cần tăng phần lý do chi, thêm ô ký hoặc thay đổi kích thước thì có thể điều chỉnh ở lần in tiếp theo.

Giá in phiếu chi Đà Nẵng phụ thuộc vào những gì?

Không có một mức giá cố định cho tất cả mẫu phiếu chi.

Chi phí thường phụ thuộc vào:

• Kích thước.
• Loại giấy.
• Số liên.
• Số lượng.
• In một mặt hoặc yêu cầu khác.
• Thiết kế.
• Đánh số.
• Đóng quyển.
• Các yêu cầu gia công khác.

Ví dụ phiếu 1 liên trên giấy thường sẽ khác phiếu 3 liên sử dụng giấy carbonless.

Một mẫu A5 cũng khác mẫu A4 về lượng giấy sử dụng.

Do đó, khi hỏi giá nên gửi đầy đủ thông tin về mẫu để có báo giá sát với nhu cầu thực tế.

Một mẫu phiếu chi dễ sử dụng nên có đặc điểm gì?

Một mẫu thực tế thường không cần quá cầu kỳ.

Chỉ cần:

• Tên doanh nghiệp rõ.
• Số phiếu dễ nhìn.
• Ngày tháng rõ ràng.
• Người nhận tiền dễ điền.
• Lý do chi đủ rộng.
• Số tiền rõ.
• Số tiền bằng chữ đủ chỗ.
• Phần chữ ký hợp lý.
• Kích thước phù hợp.
• Các liên dễ phân biệt nếu là phiếu nhiều liên.

Nếu doanh nghiệp sử dụng mỗi ngày, nên ưu tiên thao tác nhanh.

Nếu một nhân viên mất quá nhiều thời gian chỉ để điền một phiếu thì mẫu đang có vấn đề.

Kết luận

In phiếu chi Đà Nẵng không đơn giản chỉ là chọn một mẫu có sẵn rồi đem đi in.

Mỗi doanh nghiệp có cách quản lý khoản chi khác nhau nên biểu mẫu cũng nên được thiết kế theo nhu cầu thực tế.

Doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng phiếu 1 liên, khổ A5 và đóng thành quyển nhỏ. Đơn vị cần lưu nhiều bản có thể cân nhắc phiếu 2 hoặc 3 liên. Với phiếu nhiều liên, giấy carbonless giúp việc ghi chép thuận tiện hơn.

Tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại và logo có thể được in sẵn để tiết kiệm thời gian khi sử dụng. Nếu quản lý theo số phiếu, nên đánh số ngay từ khi in và thống nhất dãy số giữa các quyển.

Phần chữ ký cũng cần được tính toán trước. Không nên để quá nhiều ô nếu không sử dụng, nhưng cũng không nên làm quá nhỏ so với nhu cầu thực tế.

Về kích thước, A5 phù hợp với những mẫu tương đối gọn, còn A4 thích hợp khi cần nhiều nội dung hoặc nhiều vị trí xác nhận.

Nếu chưa chắc về mẫu, có thể in số lượng vừa phải trước. Sau khi sử dụng thực tế, doanh nghiệp sẽ dễ nhận ra chỗ nào cần thêm, chỗ nào có thể bỏ bớt.

Một mẫu phiếu chi tốt không nhất thiết phải đẹp theo kiểu cầu kỳ. Quan trọng là dễ ghi, dễ ký, dễ lưu và phù hợp với quy trình chi tiền của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về in phiếu chi

Phiếu chi nên in 1 liên hay 2 liên?
Nếu chỉ cần một bản thì có thể chọn 1 liên. Nếu cần thêm một bản để giao hoặc lưu theo quy trình của đơn vị thì có thể chọn 2 liên.

Phiếu chi 3 liên phù hợp với doanh nghiệp nào?
Phiếu 3 liên phù hợp với đơn vị có nhu cầu sử dụng nhiều bản cho các bộ phận khác nhau. Số liên thực tế nên căn cứ vào quy trình quản lý của doanh nghiệp.

Phiếu chi có nên in sẵn logo không?
Có thể. Logo và thông tin doanh nghiệp được in sẵn giúp biểu mẫu đồng bộ hơn và nhân viên không phải ghi lại những thông tin này.

Giấy carbonless dùng cho phiếu chi có tiện không?
Có, đặc biệt với phiếu 2 hoặc 3 liên. Nội dung viết ở liên trên có thể được sao chép sang các liên phía dưới mà không cần dùng giấy than truyền thống.

Có nên đánh số phiếu khi in không?
Nếu doanh nghiệp quản lý chứng từ theo số thứ tự thì nên bố trí phần số phiếu và có thể đánh số sẵn theo dãy đã thống nhất.

Phiếu chi nên dùng khổ A5 hay A4?
A5 phù hợp với mẫu gọn và dễ cầm. A4 phù hợp khi cần nhiều thông tin, phần lý do chi dài hoặc có nhiều vị trí ký xác nhận.

Có thể in phiếu chi số lượng ít không?
Có. Đây là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập, đơn vị ít sử dụng phiếu hoặc đang thử mẫu mới trước khi đặt số lượng lớn.