In Hóa Đơn Đà Nẵng

In Hóa Đơn Đà Nẵng – In Theo Mẫu Cho Doanh Nghiệp

Khi một doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, ngoài bảng hiệu, danh thiếp hay các ấn phẩm giới thiệu, những loại giấy tờ sử dụng trong công việc hằng ngày cũng cần được chuẩn bị khá sớm. Trong đó có các mẫu hóa đơn, phiếu bán hàng và những biểu mẫu liên quan đến quá trình giao dịch, ghi nhận và lưu hồ sơ.

Ở Đà Nẵng, nhu cầu in các loại biểu mẫu này khá đa dạng. Công ty dịch vụ sẽ có cách sử dụng khác với cửa hàng bán hàng hóa. Doanh nghiệp có kho hàng lại cần mẫu có nhiều dòng để ghi sản phẩm, số lượng và đơn giá.

Nhiều người lần đầu đi in thường hỏi rất đơn giản: nên in 1 liên, 2 liên hay 3 liên, kích thước bao nhiêu, dùng giấy gì và một quyển khoảng bao nhiêu tiền?

Thực tế không có một mẫu phù hợp cho tất cả.

Muốn in đúng ngay từ đầu, nên xác định trước cách sử dụng. Mỗi ngày có bao nhiêu giao dịch, cần lưu mấy bản, có giao cho khách hàng hay bộ phận khác không, lượng thông tin trên một tờ nhiều hay ít. Từ đó mới chọn kích thước, số liên và loại giấy cho hợp lý.

Doanh nghiệp thường cần in những loại hóa đơn nào?

Khi nói đến “in hóa đơn”, mỗi đơn vị có thể đang nói đến một loại biểu mẫu khác nhau.

Có doanh nghiệp cần in mẫu giấy theo quy cách đang sử dụng. Có cửa hàng cần hóa đơn bán lẻ để ghi thông tin hàng hóa và giao cho khách. Có đơn vị lại cần các mẫu phiếu thu, phiếu chi, phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất kho để phục vụ quy trình nội bộ.

Vì vậy, trước khi đặt in nên nói rõ với cơ sở in loại mẫu mình cần.

Nếu doanh nghiệp đang cần in hóa đơn bán lẻ, có thể tham khảo thêm nội dung in hóa đơn bán lẻ Đà Nẵng để lựa chọn mẫu phù hợp với cửa hàng và cách bán hàng thực tế.

Còn với doanh nghiệp có nhiều bộ phận, đôi khi việc in thêm các biểu mẫu kế toán, phiếu thu, phiếu chi hoặc phiếu xuất nhập kho lại cần thiết hơn là chỉ in một mẫu hóa đơn.

Điểm quan trọng là phân biệt giữa nhu cầu in một mẫu giấy và các quy định liên quan đến việc phát hành, sử dụng hóa đơn theo quy định hiện hành. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn về phần thuế hoặc hóa đơn điện tử thì nên kiểm tra quy định áp dụng cho loại hình kinh doanh của mình.

Hóa đơn dùng để ghi nhận bán hàng, dịch vụ như thế nào?

Về nhu cầu sử dụng thực tế, mẫu giấy được thiết kế để người bán có thể ghi lại những thông tin cần thiết của một giao dịch.

Tùy từng mẫu, nội dung có thể gồm tên đơn vị, ngày lập, thông tin khách hàng, hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền và phần ký xác nhận.

Một mẫu được thiết kế tốt sẽ giúp người sử dụng nhìn vào là biết ngay cần ghi thông tin ở đâu.

Ví dụ, cửa hàng bán vật liệu xây dựng có thể cần khá nhiều dòng hàng hóa. Trong khi một công ty cung cấp dịch vụ có thể chỉ cần vài dòng mô tả dịch vụ và số tiền.

Do đó, không nên lấy một mẫu trên mạng rồi in nguyên như vậy nếu chưa kiểm tra cách sử dụng thực tế.

Có mẫu nhìn rất đẹp nhưng phần ghi hàng hóa quá nhỏ. Có mẫu lại đưa quá nhiều thông tin khiến chữ phải thu nhỏ.

Làm thực tế mới thấy, dễ ghi và dễ kiểm tra thường quan trọng hơn việc mẫu có nhiều chi tiết.

Hóa đơn 1 liên, 2 liên và 3 liên khác nhau thế nào?

Số liên là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến cách sử dụng và chi phí in.

Hóa đơn 1 liên

1 liên phù hợp với trường hợp chỉ cần một bản giấy.

Mẫu thường đơn giản, quyển mỏng và dễ sử dụng.

Nếu giao dịch không cần nhiều bộ phận cùng giữ một bản, 1 liên có thể là lựa chọn phù hợp.

Ưu điểm lớn nhất là tiết kiệm giấy và chi phí in.

Hóa đơn 2 liên

2 liên thường được lựa chọn khi cần hai bản của cùng một nội dung.

Ví dụ một bản để giao cho khách hàng và một bản lưu lại, tùy vào quy trình sử dụng của đơn vị.

Với loại này, giấy carbonless thường khá tiện vì người viết trên liên đầu có thể tạo nội dung trên liên phía dưới.

Đây cũng là lý do nhiều cửa hàng và doanh nghiệp lựa chọn mẫu 2 liên thay vì phải viết lại thông tin nhiều lần.

Hóa đơn 3 liên

3 liên phù hợp khi một giao dịch cần nhiều bản để phục vụ các bộ phận khác nhau.

Ví dụ doanh nghiệp có bộ phận bán hàng, kế toán và kho cùng tham gia một quy trình thì có thể cần nhiều bản lưu.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng cần 3 liên.

Nếu công việc chỉ cần 2 bản thì in 3 liên sẽ làm quyển dày hơn và chi phí cao hơn mà chưa chắc mang lại thêm tiện ích.

Vì vậy, nên chọn theo quy trình thực tế thay vì nghĩ rằng nhiều liên thì lúc nào cũng tốt hơn.

Kích thước hóa đơn thường dùng

Kích thước phụ thuộc khá nhiều vào lượng thông tin cần ghi.

Các mẫu nhỏ thường được lựa chọn khi nội dung đơn giản, số lượng hàng hóa trong mỗi giao dịch không nhiều.

Một số kích thước thường gặp trong in biểu mẫu có thể là:

• Khoảng 10 × 15 cm.
• Khoảng 13 × 19 cm.
• Khoảng A5.
• Kích thước lớn hơn khi cần nhiều dòng hàng hóa.

Đây chỉ là những kích thước tham khảo.

Không nhất thiết phải chọn đúng một kích thước cố định.

Nếu cửa hàng chỉ bán một vài sản phẩm mỗi lần thì mẫu nhỏ sẽ dễ sử dụng hơn. Ngược lại, cửa hàng bán nhiều mặt hàng cần dành diện tích lớn cho phần tên hàng, số lượng, đơn giá và thành tiền.

Một mẹo đơn giản là lấy một giao dịch thực tế để thử.

Hãy tưởng tượng mình đang ghi đầy đủ thông tin lên tờ giấy đó. Nếu thấy chật thì nên tăng kích thước hoặc giảm bớt những nội dung không cần thiết.

Nên dùng giấy thường hay giấy carbonless?

Đây là phần nên trao đổi kỹ trước khi đặt in.

Giấy thường

Giấy thường phù hợp với mẫu một liên hoặc những trường hợp không cần sao chép nội dung sang bản khác.

Loại này đơn giản, dễ in và có thể phù hợp với những đơn hàng nhỏ.

Nếu chỉ cần một bản để ghi và lưu thì không nhất thiết phải sử dụng giấy nhiều liên.

Giấy carbonless

Giấy carbonless thường được dùng cho biểu mẫu 2 liên, 3 liên hoặc nhiều liên.

Điểm tiện là khi viết lên liên đầu, nội dung có thể được sao chép xuống các liên phía dưới mà không cần đặt giấy than riêng.

Đối với cửa hàng hoặc doanh nghiệp có nhiều giao dịch mỗi ngày, cách này giúp giảm thời gian ghi chép.

Tùy số liên mà cấu trúc giấy cũng sẽ khác nhau. Vì vậy khi đặt in nên nói rõ muốn làm 2 liên hay 3 liên để được tư vấn loại giấy phù hợp.

Có cần in logo công ty lên hóa đơn không?

Nếu đây là mẫu sử dụng thường xuyên cho doanh nghiệp, việc in sẵn logo có thể giúp các giấy tờ nhìn thống nhất hơn.

Thông thường phần đầu mẫu có thể bố trí:

• Logo.
• Tên công ty.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại.
• Email.
• Website.
• Thông tin nhận diện khác nếu thực sự cần.

Tuy nhiên, không nên cố đưa tất cả thông tin lên một mẫu nhỏ.

Ví dụ một tờ giấy kích thước nhỏ nhưng phần đầu có logo rất lớn, địa chỉ dài, nhiều số điện thoại và website thì phần nội dung chính sẽ bị thu hẹp.

Logo nên vừa phải.

Thông tin cố định cũng nên được chọn lọc.

Nên đưa những thông tin gì lên mẫu?

Tùy loại hóa đơn và cách sử dụng, một mẫu có thể gồm:

Phần thông tin đơn vị

• Tên doanh nghiệp hoặc cửa hàng.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại.
• Logo.
• Website hoặc email nếu cần.

Phần thông tin giao dịch

• Ngày lập.
• Thông tin người mua.
• Tên hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Đơn vị tính.
• Số lượng.
• Đơn giá.
• Thành tiền.
• Tổng cộng.
• Ghi chú.

Phần xác nhận

Tùy mẫu có thể có khu vực dành cho người lập, người giao, người nhận hoặc các bên liên quan.

Không phải mẫu nào cũng cần đầy đủ các phần trên.

Ví dụ cửa hàng nhỏ bán trực tiếp cho khách có thể cần một mẫu rất gọn. Doanh nghiệp có quy trình nhiều bước thì cần bố trí nhiều thông tin hơn.

Công ty mới thành lập nên chuẩn bị thế nào?

Công ty mới thành lập thường có khá nhiều việc phải chuẩn bị cùng lúc.

Nếu chưa có mẫu riêng, nên bắt đầu từ những biểu mẫu thực sự sử dụng.

Trước khi gửi đi in, cần kiểm tra kỹ:

Tên công ty

Đây là thông tin cần kiểm tra đầu tiên. Không nên lấy tên viết tắt hoặc tên thương hiệu rồi dùng thay cho tên cần thể hiện trên mẫu nếu chưa xác định rõ.

Mã số thuế/mã số doanh nghiệp

Nếu mẫu cần thể hiện thông tin này, nên lấy đúng thông tin từ hồ sơ chính thức.

Địa chỉ

Đặc biệt chú ý nếu doanh nghiệp mới chuyển địa điểm.

Số điện thoại

Nếu có nhiều số liên hệ, nên xác định số nào cần đưa lên mẫu.

Logo

Nên sử dụng đúng file logo hiện tại thay vì lấy hình ảnh trên website rồi phóng lớn.

Sau khi thiết kế xong, nên yêu cầu xem bản duyệt trước khi in số lượng lớn.

Cửa hàng và hộ kinh doanh có nhu cầu khác doanh nghiệp không?

Có.

Cửa hàng thường quan tâm đến tốc độ ghi chép.

Nhân viên có thể phải viết hàng chục tờ mỗi ngày nên mẫu cần rõ ràng, các ô dễ nhìn và phần ghi hàng hóa đủ rộng.

Hộ kinh doanh quy mô nhỏ lại thường ưu tiên sự đơn giản.

Không nhất thiết phải có quá nhiều thông tin trên một mẫu nếu thực tế không sử dụng.

Trong khi đó, doanh nghiệp có nhiều phòng ban có thể quan tâm hơn đến số liên, cách lưu và các phần ký xác nhận.

Vì vậy, cùng gọi là “in hóa đơn” nhưng mẫu dành cho một cửa hàng nhỏ và mẫu dành cho doanh nghiệp có nhiều bộ phận có thể hoàn toàn khác nhau.

Nên in ít hay in nhiều?

Nếu doanh nghiệp đã sử dụng mẫu ổn định trong thời gian dài thì đặt số lượng lớn có thể giúp giảm chi phí trên từng quyển.

Nhưng với công ty mới thành lập thì chưa chắc nên in quá nhiều ngay lần đầu.

Lý do khá đơn giản.

Sau vài tháng sử dụng, doanh nghiệp có thể phát hiện một số ô chưa hợp lý, cần thêm dòng hàng hóa, thay đổi số điện thoại hoặc điều chỉnh địa chỉ.

Nếu đã in quá nhiều thì phần còn lại sẽ khó xử lý.

Một cách thực tế là tính số lượng dựa trên mức sử dụng trung bình mỗi tháng.

Ví dụ nếu một tháng sử dụng khoảng 100 tờ thì có thể tính lượng cần dùng trong vài tháng tiếp theo rồi đặt thêm khi gần hết.

Không cần vì thấy giá số lượng lớn rẻ hơn mà đặt quá nhiều nếu chưa chắc mẫu sẽ được giữ nguyên.

Giá in hóa đơn Đà Nẵng phụ thuộc vào những gì?

Không có một mức giá chung cho tất cả các mẫu.

Khi báo giá, cơ sở in thường cần biết khá nhiều thông tin.

Số liên

1 liên, 2 liên và 3 liên sử dụng lượng giấy khác nhau nên chi phí cũng khác.

Số lượng

Số lượng càng lớn thì chi phí trên từng quyển thường có thể giảm, tùy đơn hàng.

Kích thước

Mẫu càng lớn thì lượng giấy và diện tích in cũng thay đổi.

Loại giấy

Giấy thường và giấy carbonless có mức chi phí khác nhau.

Số màu

Mẫu in đơn giản một màu sẽ khác mẫu sử dụng nhiều màu hoặc có yêu cầu nhận diện thương hiệu.

Gia công

Đóng quyển, đánh số, xé răng cưa, đóng keo hoặc các yêu cầu khác đều có thể ảnh hưởng đến chi phí.

Thiết kế

Nếu khách hàng đã có file hoàn chỉnh thì công đoạn chuẩn bị có thể đơn giản hơn.

Nếu chưa có mẫu, cần thiết kế lại từ đầu thì nên tính phần này vào báo giá.

Vì vậy, khi hỏi giá, bạn nên cung cấp ít nhất kích thước + số liên + số lượng + mẫu thiết kế.

Có đủ thông tin thì báo giá sẽ sát hơn rất nhiều.

Một số lỗi nên tránh trước khi in

Đây là phần mình nghĩ doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ nhất.

Sai tên công ty

Một chữ sai cũng có thể khiến cả lô in phải bỏ hoặc sửa lại.

Sai mã số thuế

Nếu có sử dụng thông tin này trên mẫu, nên đối chiếu trước khi duyệt.

Sai địa chỉ

Doanh nghiệp chuyển văn phòng nhưng vẫn sử dụng file cũ là trường hợp khá dễ gặp.

Sai số điện thoại

Nhất là những công ty có nhiều chi nhánh hoặc nhiều bộ phận.

Logo bị mờ

Không nên lấy ảnh logo nhỏ trên Facebook hoặc website rồi phóng lớn để in.

Chữ quá nhỏ

Trên màn hình có thể nhìn rõ nhưng khi in ra giấy lại khó đọc.

Thiếu diện tích ghi hàng hóa

Nếu cửa hàng có nhiều mặt hàng thì cần thử trước số dòng thực tế.

Không kiểm tra số liên

Có trường hợp đặt 2 liên nhưng sau đó mới phát hiện quy trình cần đến 3 bản.

Đặt quá nhiều ngay lần đầu

Đối với doanh nghiệp mới, nên cân nhắc lượng sử dụng trước khi đặt số lượng lớn.

Có nên làm một mẫu dùng cho tất cả công việc?

Thường không cần.

Một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều loại biểu mẫu khác nhau.

Ví dụ:

• Hóa đơn hoặc mẫu bán hàng.
• Phiếu thu.
• Phiếu chi.
• Phiếu giao hàng.
• Phiếu nhập kho.
• Phiếu xuất kho.
• Biểu mẫu kế toán.

Mỗi loại có mục đích khác nhau nên bố cục cũng khác nhau.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị một bộ biểu mẫu mới, nên làm từng mẫu theo đúng quy trình sử dụng thay vì cố gộp tất cả vào một tờ.

Bạn có thể tham khảo thêm in phiếu thu Đà Nẵng, in phiếu chi Đà Nẵng và in phiếu xuất kho Đà Nẵng để xây dựng bộ biểu mẫu phù hợp hơn cho doanh nghiệp.

Quy trình đặt in nên thực hiện như thế nào?

Một quy trình đơn giản có thể gồm:

Bước 1: Xác định loại mẫu

Nói rõ đây là mẫu hóa đơn, hóa đơn bán lẻ hay biểu mẫu nào khác.

Bước 2: Gửi nội dung

Cung cấp tên công ty, địa chỉ, logo và những thông tin muốn thể hiện.

Bước 3: Chọn kích thước

Dựa trên lượng thông tin cần ghi.

Bước 4: Chọn số liên

Xác định 1, 2 hay 3 liên.

Bước 5: Chọn giấy

Giấy thường hoặc carbonless tùy cách sử dụng.

Bước 6: Chốt số lượng

Tính theo nhu cầu thực tế.

Bước 7: Duyệt mẫu

Đây là bước không nên bỏ qua.

Kiểm tra từng dòng, từng con số trước khi sản xuất.

Bước 8: In và gia công

Sau khi thống nhất nội dung mới tiến hành in, đóng quyển và đánh số nếu có yêu cầu.

In hóa đơn tại Đà Nẵng nên chuẩn bị gì trước?

Nếu bạn đang cần đặt in tại Đà Nẵng, có thể chuẩn bị trước một bộ thông tin khá đơn giản:

• File logo.
• Tên doanh nghiệp.
• Địa chỉ.
• Mã số thuế hoặc thông tin cần thể hiện.
• Số điện thoại.
• Mẫu cũ nếu có.
• Kích thước mong muốn.
• Số liên.
• Số lượng dự kiến.

Nếu chưa biết chọn kích thước nào cũng không sao.

Chỉ cần nói rõ cách sử dụng, số dòng hàng hóa và mỗi giao dịch cần bao nhiêu bản. Từ đó có thể cân nhắc mẫu phù hợp.

In hóa đơn Đà Nẵng không đơn thuần là chọn một mẫu rồi gửi đi in.

Để sử dụng thuận tiện, doanh nghiệp nên xác định trước mục đích sử dụng, số liên, kích thước, loại giấy và số lượng.

Công ty mới thành lập nên đặc biệt chú ý kiểm tra tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại và logo trước khi duyệt mẫu.

Cửa hàng và hộ kinh doanh thường cần mẫu gọn, dễ ghi và thao tác nhanh. Doanh nghiệp có nhiều bộ phận có thể cần mẫu 2 hoặc 3 liên để thuận tiện cho việc giao nhận và lưu hồ sơ.

Về chi phí, giá in sẽ phụ thuộc vào số liên, số lượng, kích thước, loại giấy, thiết kế và các công đoạn gia công. Vì vậy, muốn biết giá chính xác nên gửi mẫu hoặc thông tin cụ thể thay vì chỉ hỏi giá một quyển.

Quan trọng nhất vẫn là in đúng mẫu mình cần và vừa đủ số lượng sử dụng. Như vậy sẽ tránh được việc đặt quá nhiều, giảm lãng phí và dễ thay đổi nếu doanh nghiệp điều chỉnh thông tin sau này.

Câu hỏi thường gặp về In hóa đơn Đà Nẵng

In hóa đơn Đà Nẵng có những loại nào?
Tùy nhu cầu sử dụng có thể có mẫu 1 liên, 2 liên, 3 liên, mẫu bán hàng hoặc các biểu mẫu liên quan. Cần xác định rõ mục đích trước khi đặt in.

Nên chọn hóa đơn 2 liên hay 3 liên?
Nếu quy trình chỉ cần hai bản thì 2 liên thường đơn giản hơn. Nếu cần nhiều bộ phận cùng lưu bản thì có thể cân nhắc 3 liên.

Giấy carbonless dùng để làm gì?
Giấy carbonless được sử dụng cho các mẫu nhiều liên, giúp nội dung viết ở liên trên được sao chép xuống các liên phía dưới mà không cần dùng giấy than riêng.

Công ty mới thành lập nên in bao nhiêu hóa đơn?
Nên dựa trên lượng sử dụng dự kiến trong vài tháng đầu. Không nên đặt quá nhiều nếu doanh nghiệp chưa chắc mẫu hiện tại sẽ được giữ nguyên.

Giá in hóa đơn phụ thuộc vào yếu tố nào?
Các yếu tố chính gồm số liên, số lượng, kích thước, loại giấy, số màu, thiết kế và các công đoạn gia công như đóng quyển hoặc đánh số.

Trước khi in cần kiểm tra những thông tin nào?
Nên kiểm tra kỹ tên công ty, mã số thuế hoặc mã số doanh nghiệp nếu có thể hiện, địa chỉ, số điện thoại, logo và toàn bộ nội dung trên mẫu trước khi duyệt in.

Mình đã bám sát đúng 12 ý bạn đưa ra, đồng thời triển khai thành bài có thể dùng làm bài SEO chính cho nhóm từ khóa “in hóa đơn Đà Nẵng”. Các bài sau như in hóa đơn bán lẻ, hóa đơn 2 liên, hóa đơn 3 liên, phiếu thu, phiếu chi... nên viết theo góc khác nhau để tránh các bài cạnh tranh từ khóa với nhau.