In Phiếu Thu Đà Nẵng – Mẫu Phiếu Thu Lấy Ngay
Trong quá trình làm việc, có những khoản tiền doanh nghiệp hoặc đơn vị thu vào cần được ghi nhận và lưu lại để dễ kiểm tra sau này. Đó có thể là tiền khách hàng thanh toán, tiền học phí, tiền dịch vụ, tiền đặt cọc hoặc những khoản thu khác tùy theo hoạt động của từng đơn vị.
Lúc này, phiếu thu là một trong những mẫu biểu thường được sử dụng.
Ở Đà Nẵng, nhu cầu in phiếu thu không chỉ có doanh nghiệp. Cửa hàng, trung tâm đào tạo, trường học, đơn vị dịch vụ, văn phòng và nhiều hộ kinh doanh cũng có thể cần mẫu phiếu riêng để phù hợp với cách làm việc.
Điểm đáng chú ý là không phải nơi nào cũng cần cùng một loại phiếu.
Có nơi chỉ cần phiếu 1 liên. Có nơi cần 2 liên để một bản giao cho người nộp tiền và một bản lưu lại. Đơn vị có quy trình nhiều bộ phận có thể cần 3 liên.
Kích thước, giấy, số liên và cách đóng cuốn vì thế cũng nên được chọn dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế.
Phiếu thu dùng trong trường hợp nào?
Hiểu đơn giản, phiếu thu là mẫu giấy được sử dụng để ghi nhận một khoản tiền mà đơn vị thu từ cá nhân, khách hàng hoặc một đối tượng liên quan.
Tùy từng đơn vị, nội dung trên phiếu có thể khác nhau.
Ví dụ một công ty dịch vụ có thể lập phiếu khi khách thanh toán một khoản phí. Trung tâm đào tạo có thể dùng phiếu để ghi nhận khoản tiền học viên nộp. Cửa hàng hoặc hộ kinh doanh có thể sử dụng mẫu riêng cho những khoản thu cần ghi chép và lưu lại.
Một phiếu thu thường có các thông tin như:
- Ngày lập phiếu.
- Số phiếu.
- Họ tên người nộp tiền.
- Nội dung thu.
- Số tiền.
- Số tiền bằng chữ.
- Người lập phiếu.
- Người thu tiền.
- Người nộp tiền.
- Các phần xác nhận khác nếu cần.
Không phải mẫu nào cũng phải đưa tất cả thông tin lên một tờ giấy. Quan trọng là thiết kế phù hợp với cách sử dụng của đơn vị.
Công ty thường sử dụng phiếu thu như thế nào?
Ở doanh nghiệp, phiếu thu có thể được sử dụng trong những trường hợp cần ghi nhận khoản tiền thu theo quy trình của đơn vị.
Ví dụ, khách hàng thanh toán một khoản tiền trực tiếp và doanh nghiệp cần lập phiếu để ghi lại nội dung giao dịch.
Nếu công ty có bộ phận kế toán riêng, mẫu phiếu thường được thiết kế với các khu vực rõ ràng để người lập phiếu, người thu tiền và người nộp tiền thực hiện phần việc của mình.
Với công ty nhỏ, quy trình có thể đơn giản hơn.
Một người có thể đảm nhận nhiều công việc, nhưng mẫu phiếu vẫn nên bố trí các vị trí ký rõ ràng để khi nhìn lại hồ sơ dễ hiểu khoản tiền đó được thu trong trường hợp nào.
Cửa hàng và hộ kinh doanh có cần phiếu thu không?
Tùy hoạt động.
Không phải cửa hàng nào cũng cần một mẫu phiếu thu riêng.
Tuy nhiên, với những cửa hàng hoặc hộ kinh doanh có các khoản thu cần ghi nhận, việc chuẩn bị một mẫu giấy riêng có thể giúp quản lý hồ sơ dễ hơn.
Ví dụ một đơn vị không chỉ bán hàng mà còn cung cấp dịch vụ, nhận tiền đặt trước hoặc thu các khoản phí khác thì có thể cần biểu mẫu rõ ràng hơn.
Nếu nhu cầu chủ yếu là bán hàng cho khách, có thể sử dụng mẫu bán hàng phù hợp thay vì cố đưa tất cả nội dung vào phiếu thu.
Đây là điểm nên xác định trước khi đặt in.
Trường học, trung tâm và đơn vị dịch vụ sử dụng phiếu thu ra sao?
Các đơn vị có nhiều khoản thu định kỳ thường quan tâm đến việc quản lý phiếu theo thứ tự.
Ví dụ trung tâm đào tạo có thể thu học phí theo tháng hoặc theo từng khóa. Một đơn vị dịch vụ có thể thu phí theo từng khách hàng hoặc từng hợp đồng.
Khi đó, phiếu cần có đủ chỗ để ghi:
- Tên người nộp.
- Nội dung khoản thu.
- Số tiền.
- Thời gian.
- Ghi chú nếu cần.
Nếu mỗi ngày có nhiều phiếu được lập, việc đánh số và đóng thành quyển sẽ giúp thao tác thuận tiện hơn.
Phiếu thu 1 liên phù hợp khi nào?
Phiếu thu 1 liên là lựa chọn đơn giản nhất.
Nếu đơn vị chỉ cần một bản giấy để ghi nhận và lưu hồ sơ theo quy trình của mình thì 1 liên có thể đáp ứng được.
Ưu điểm:
- Quyển mỏng.
- Dễ sử dụng.
- Ít giấy.
- Chi phí thường thấp hơn mẫu nhiều liên.
- Dễ bảo quản.
Loại này phù hợp với đơn vị có lượng phiếu không quá lớn hoặc quy trình chỉ cần một bản.
Tuy nhiên, nếu sau khi lập phiếu cần đưa một bản cho người nộp tiền và giữ một bản tại đơn vị thì 1 liên sẽ không thuận tiện bằng 2 liên.
Khi nào nên dùng phiếu thu 2 liên?
2 liên thường phù hợp khi một giao dịch cần hai bản.
Một bản có thể giao cho người nộp tiền và một bản được lưu theo quy trình của đơn vị.
Điểm tiện của 2 liên là người lập phiếu không phải viết lại toàn bộ thông tin lần thứ hai.
Nếu sử dụng giấy carbonless, nội dung viết trên liên đầu có thể được truyền xuống liên phía dưới.
Với công ty, trung tâm hoặc cửa hàng có nhiều giao dịch mỗi ngày, đây là cách khá thuận tiện.
Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên sử dụng loại này, có thể thiết kế riêng mẫu phiếu thu 2 liên để phù hợp với kích thước và số lượng thông tin cần ghi.
Khi nào nên dùng phiếu thu 3 liên?
3 liên phù hợp khi quy trình cần nhiều bản để các bộ phận hoặc bên liên quan cùng lưu.
Ví dụ một đơn vị có người lập phiếu, kế toán, thủ quỹ và người nộp tiền cùng tham gia quy trình thì có thể phát sinh nhu cầu nhiều bản.
Tuy nhiên, không phải cứ nhiều bộ phận là nhất thiết phải dùng 3 liên.
Nên xem quy trình thực tế của đơn vị trước.
Nếu chỉ cần hai bản thì 2 liên sẽ gọn hơn. Nếu cần ba bản thì 3 liên sẽ thuận tiện hơn.
Không nên chọn số liên chỉ vì nghĩ rằng càng nhiều càng tốt.
Người lập phiếu, người nộp tiền và người thu tiền thể hiện thế nào?
Phần chữ ký là một trong những nội dung cần tính ngay từ lúc thiết kế.
Một mẫu phiếu thu thường có thể bố trí các vị trí như:
Người lập phiếu
Là người thực hiện việc lập nội dung trên phiếu.
Người nộp tiền
Là người giao khoản tiền cho đơn vị.
Người thu tiền
Là người trực tiếp nhận tiền theo quy trình của đơn vị.
Tùy cách quản lý, mẫu còn có thể có thêm vị trí dành cho người kiểm tra hoặc người có trách nhiệm liên quan.
Không nên làm các ô ký quá nhỏ.
Một chữ ký viết tay cần có đủ khoảng trống. Nếu ô ký chỉ vừa đúng một dòng chữ thì khi sử dụng thực tế khá bất tiện.
Nên bố trí ô ký tên như thế nào?
Đây là một chi tiết nhỏ nhưng rất đáng chú ý.
Các ô ký nên được đặt ở cuối phiếu, sau phần nội dung và số tiền.
Tên chức danh cần ghi rõ phía trên hoặc phía dưới khu vực ký tùy cách thiết kế.
Ví dụ:
- Người lập phiếu.
- Người thu tiền.
- Người nộp tiền.
- Người kiểm tra hoặc người có trách nhiệm nếu cần.
Khoảng trống giữa các vị trí cũng cần cân đối.
Nếu có 3–4 người ký mà mẫu quá nhỏ thì phần chữ ký sẽ bị dồn lại.
Nếu mẫu lớn nhưng phần ký chỉ chiếm một góc nhỏ cũng chưa chắc thuận tiện.
Tốt nhất nên lấy một phiếu thực tế làm thử trước khi chốt kích thước.
Có nên in sẵn logo và thông tin doanh nghiệp?
Có thể.
Nếu phiếu thu được sử dụng thường xuyên, in sẵn những thông tin cố định sẽ giúp người lập phiếu không phải viết lại nhiều lần.
Phần đầu có thể gồm:
- Logo.
- Tên công ty.
- Địa chỉ.
- Số điện thoại.
- Email.
- Website nếu cần.
- Tên phiếu thu.
Không nên làm logo quá lớn.
Phiếu thu chủ yếu phục vụ ghi chép nên phần nội dung vẫn phải được ưu tiên.
Một logo vừa phải, tên đơn vị rõ ràng và bố cục sạch sẽ là đủ.
Kích thước phiếu thu nên chọn bao nhiêu?
Phiếu thu không nhất thiết phải thật lớn.
Một số mẫu có thể dùng kích thước khoảng 10 × 15 cm, 13 × 19 cm, A5 hoặc các kích thước tương tự tùy lượng thông tin.
Nếu phiếu chỉ có vài dòng, kích thước nhỏ sẽ tiện cầm và lưu.
Nếu có nhiều nội dung, nhiều vị trí ký hoặc phần ghi chú rộng thì nên chọn kích thước lớn hơn.
Ví dụ trung tâm đào tạo cần ghi thông tin học viên, khóa học, kỳ học và nhiều nội dung khác thì mẫu quá nhỏ sẽ khó sử dụng.
Còn một cửa hàng chỉ cần ghi người nộp và số tiền thì không cần một tờ giấy quá lớn.
Kích thước nên đi theo nội dung, không nên chọn theo thói quen.
Giấy carbonless có thuận tiện không?
Nếu dùng phiếu 2 hoặc 3 liên thì carbonless là lựa chọn đáng cân nhắc.
Ưu điểm lớn nhất là giảm thao tác viết lại.
Khi người lập phiếu ghi thông tin trên liên đầu, nội dung có thể được truyền xuống các liên phía dưới.
Điều này đặc biệt tiện với những nơi lập nhiều phiếu mỗi ngày.
Tuy nhiên, khi đặt in nên nói rõ số liên để cơ sở in chọn cấu trúc giấy phù hợp.
Nếu chỉ dùng phiếu 1 liên thì không nhất thiết phải dùng giấy carbonless.
Phiếu thu đóng cuốn có dễ sử dụng hơn không?
Với đơn vị lập phiếu thường xuyên, đóng cuốn thường tiện hơn để từng tờ rời.
Quyển có thể được sắp xếp theo thứ tự để nhân viên sử dụng lần lượt.
Khi cần kiểm tra, người quản lý cũng dễ nhìn lại số phiếu đã lập.
Một số mẫu có thể được đóng keo phần đầu và thiết kế đường xé để lấy từng phiếu.
Nếu sử dụng 2 hoặc 3 liên, việc đóng cuốn càng cần được tính kỹ để các liên đi cùng nhau và dễ tách khi cần.
Có nên đánh số phiếu thu không?
Nếu đơn vị sử dụng nhiều phiếu, đánh số có thể giúp quản lý dễ hơn.
Các phiếu được sắp xếp theo thứ tự sẽ thuận tiện khi kiểm tra xem đã sử dụng đến đâu.
Khi đặt in, nên trao đổi trước xem có cần đánh số liên tục hay không.
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp đặt nhiều quyển thì cần thống nhất cách đánh số giữa các quyển để tránh bị trùng hoặc bỏ số ngoài ý muốn.
Nên in bao nhiêu phiếu thu?
Không nên chỉ nhìn vào giá một quyển rồi đặt số lượng thật lớn.
Hãy tính số phiếu trung bình sử dụng mỗi tháng.
Ví dụ công ty chỉ lập vài chục phiếu mỗi tháng thì số lượng đặt ban đầu có thể vừa phải.
Nếu trung tâm hoặc cửa hàng sử dụng hàng trăm phiếu mỗi tháng thì có thể cân nhắc số lượng lớn hơn.
Với đơn vị mới thành lập, mình thường khuyên nên đặt số lượng vừa đủ cho giai đoạn đầu.
Sau khi dùng thực tế, nếu thấy cần thay đổi cách bố trí thì lần in tiếp theo chỉnh lại.
Như vậy sẽ đỡ lãng phí nếu tên công ty, địa chỉ, số điện thoại hoặc mẫu phiếu có thay đổi.
Giá in phiếu thu Đà Nẵng phụ thuộc vào những gì?
Giá không chỉ phụ thuộc vào số quyển.
Các yếu tố thường ảnh hưởng gồm:
- Phiếu 1, 2 hay 3 liên.
- Kích thước.
- Loại giấy.
- Số tờ trong mỗi quyển.
- Số lượng quyển.
- In một màu hay nhiều màu.
- Có logo hay không.
- Thiết kế mẫu.
- Đánh số.
- Cách đóng cuốn.
- Yêu cầu giao hàng.
Ví dụ phiếu thu 1 liên kích thước nhỏ sẽ khác khá nhiều so với phiếu 3 liên sử dụng giấy carbonless, có đánh số và đóng thành nhiều quyển.
Vì vậy, khi hỏi giá nên gửi mẫu hoặc mô tả rõ yêu cầu.
Chỉ nói “in phiếu thu bao nhiêu một quyển?” thì rất khó có mức giá chính xác.
Những lỗi thường gặp khi đặt in phiếu thu
Sai tên doanh nghiệp
Đây là lỗi cần kiểm tra đầu tiên.
Tên trên phiếu nên được đối chiếu với thông tin chính thức của doanh nghiệp.
Sai địa chỉ
Công ty chuyển văn phòng nhưng sử dụng lại file cũ là trường hợp khá thường gặp.
Sai mã số hoặc thông tin cố định
Nếu mẫu có thông tin này thì cần kiểm tra kỹ trước khi duyệt.
Logo bị mờ
Không nên sử dụng ảnh logo có kích thước quá nhỏ.
Chữ quá nhỏ
Một mẫu nhìn đẹp trên máy tính chưa chắc khi in thật đã dễ đọc.
Ô ký quá nhỏ
Đây là lỗi khá bất tiện khi sử dụng lâu dài.
Phần nội dung quá chật
Nếu cần ghi nhiều thông tin nhưng thiết kế trên khổ giấy nhỏ, người lập phiếu sẽ khó viết.
Chọn sai số liên
Nếu quy trình cần 2 bản nhưng lại đặt 1 liên, khi sử dụng sẽ phát sinh bất tiện.
Đặt quá nhiều ngay lần đầu
Đối với công ty mới, không nên đặt quá nhiều nếu chưa chắc mẫu đã phù hợp.
Công ty mới thành lập nên in phiếu thu thế nào?
Công ty mới không nhất thiết phải làm mẫu quá cầu kỳ.
Một mẫu đơn giản, dễ ghi và có đầy đủ những phần cần thiết sẽ thực tế hơn.
Trước tiên hãy xác định:
Một giao dịch cần bao nhiêu bản?
Nếu một bản là đủ thì 1 liên.
Nếu cần hai bản thì cân nhắc 2 liên.
Nếu cần ba bản thì chọn 3 liên.
Sau đó mới tính kích thước.
Nếu mỗi phiếu chỉ có vài dòng thì không cần làm quá lớn.
Nếu có nhiều thông tin thì tăng diện tích phần nội dung.
Cuối cùng là số lượng.
Nên tính theo mức sử dụng dự kiến trong vài tháng đầu thay vì đặt một số lượng rất lớn ngay từ đầu.
Phiếu thu nên thiết kế đẹp hay đơn giản?
Với phiếu thu, mình nghiêng về rõ ràng và dễ sử dụng hơn là cầu kỳ.
Một chút màu nhận diện hoặc logo giúp mẫu nhìn chuyên nghiệp hơn.
Nhưng nếu dùng quá nhiều màu, font chữ cầu kỳ hoặc đưa quá nhiều thông tin thì người lập phiếu sẽ khó thao tác.
Phiếu thu dù in đẹp đến đâu cũng cần phục vụ công việc trước.
Tên phiếu phải dễ nhìn.
Phần số tiền phải rõ.
Nội dung thu phải đủ rộng.
Các ô ký phải có khoảng trống.
Đó mới là những điểm đáng quan tâm.
Kết luận
Phiếu thu là một biểu mẫu khá đơn giản nhưng nếu sử dụng thường xuyên thì việc chọn đúng mẫu sẽ giúp công việc thuận tiện hơn nhiều.
Phiếu thu 1 liên phù hợp với nhu cầu chỉ cần một bản. 2 liên thuận tiện khi cần một bản giao và một bản lưu. 3 liên có thể phù hợp với quy trình cần nhiều bản cho các bộ phận liên quan.
Nếu sử dụng nhiều liên, giấy carbonless là lựa chọn đáng cân nhắc vì không phải viết lại cùng một nội dung nhiều lần.
Kích thước cũng không cần quá lớn. Hãy dựa vào lượng thông tin thực tế và số vị trí ký để lựa chọn.
Đặc biệt, trước khi in nên kiểm tra thật kỹ tên công ty, địa chỉ, mã số thuế hoặc thông tin cố định, số điện thoại và logo. Chỉ một lỗi nhỏ trong file cũng có thể ảnh hưởng đến cả lô in.
Nếu bạn đang cần in phiếu thu tại Đà Nẵng, có thể chuẩn bị mẫu cũ hoặc liệt kê những thông tin muốn đưa lên phiếu. Sau đó mới chốt số liên, kích thước, loại giấy và số lượng. Làm theo cách này sẽ dễ kiểm soát chi phí và tránh phải in lại.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu thu nên in 1 liên hay 2 liên?
Nếu chỉ cần một bản lưu thì có thể chọn 1 liên. Nếu cần một bản giao cho người nộp tiền và một bản lưu thì 2 liên sẽ thuận tiện hơn.
Phiếu thu 3 liên dùng trong trường hợp nào?
3 liên phù hợp với những quy trình cần nhiều bản cho các bộ phận hoặc bên liên quan. Không nhất thiết đơn vị nào cũng phải sử dụng 3 liên.
In phiếu thu có nên dùng giấy carbonless không?
Nếu in 2 hoặc 3 liên thì carbonless khá tiện vì nội dung có thể được sao chép xuống các liên phía dưới khi viết.
Kích thước phiếu thu bao nhiêu là phù hợp?
Có thể sử dụng các kích thước nhỏ như 10 × 15 cm, 13 × 19 cm, A5 hoặc điều chỉnh theo lượng thông tin. Không có một kích thước cố định cho tất cả đơn vị.
Có nên in sẵn logo trên phiếu thu?
Có thể in sẵn logo, tên doanh nghiệp, địa chỉ và thông tin liên hệ để giảm thời gian ghi chép. Tuy nhiên nên giữ logo vừa phải để dành diện tích cho phần nội dung.
Phiếu thu có nên đóng thành cuốn không?
Nếu lập phiếu thường xuyên thì đóng cuốn thường thuận tiện hơn. Các phiếu được sắp xếp theo thứ tự và dễ quản lý trong quá trình sử dụng.
Trước khi in phiếu thu cần kiểm tra gì?
Nên kiểm tra tên công ty, địa chỉ, mã số thuế hoặc thông tin cố định nếu có, số điện thoại, logo, nội dung phiếu, số liên, kích thước và các vị trí ký tên.
